VisitorData

Het digitaal nachtregister biedt actueel en doorlopend inzicht in overnachtende bezoekers binnen uw gemeente of regio voor beleid, ruimte voor nieuwe logiesontwikkelingen en city marketing en voor de CBS-statistiek.

Toerisme is ‘big business’

Het aantal toeristen naar Nederland blijft groeien. De samenleving en overheid plukken hier de economische vruchten van. Maar er zijn ook keerzijdes. Populaire steden hebben te kampen met toenemende druk op de binnenstad. Ook hebben steeds meer steden behoefte aan grip op particuliere vakantieverhuur via platforms als Airbnb. Voor effectieve sturing, beleid en monitoring volstaan periodieke rapporten en steekproeven niet meer en is actueel inzicht nodig om ontwikkelingen op de voet te kunnen volgen.

Het begint met inzicht

VisitorData verzamelt digitaal via automatische processen anonieme gegevens over aantallen gasten en overnachtingen bij logiesverstrekkers die vanuit de eisen rond het nachtregister moeten worden bijgehouden. Deze data wordt via een online portal overzichtelijk en toegankelijk vertaald in inzichten. Vanuit hier kan gewerkt worden aan beleid zoals city marketing, ruimte voor nieuwe logiesontwikkelingen en spreiding van toerisme binnen de gemeente of regio. Inzicht is tevens nodig voor gerichte handhaving door middel van registratie van bezoekers en het monitoren van trends die kunnen duiden op oneigenlijk gebruik.

Wettelijk kader als basis

Het digitaal nachtregister sluit aan op de wetgeving omtrent het bijhouden van een nachtregister. Deze wetgeving legt vast dat een logiesverstrekker doorlopend een nachtregister bij dient te houden en dit (op verzoek) dient te delen met de gemeente. Wij sluiten aan op bestaande registratieverplichtingen waardoor geen administratieve lastenverzwaring voor de logiesverstrekker ontstaat. Door automatisering is in de meeste gevallen juist sprake van minder administratieve lasten. In het digitaal nachtregister worden geen persoonsgegevens verwerkt. De privacy van bezoekers is dus niet in het geding. Op het gebied van registratie en handhaving is veel mogelijk en het digitaal nachtregister is een innovatief en efficiënt middel waarmee de gemeente ondersteund wordt.

Welke vormen van logies?

Het digitaal nachtregister is geschikt om inzichten te creëren voor bedrijfsmatige logies zoals hotels, Bed & Breakfasts, short stay, vakantieparken en campings. Ook voor particuliere vakantieverhuur is het digitaal nachtregister in te zetten. Het is een eenvoudig middel om de particulieren die hun woning aan toeristen verhuren overnachtingen te laten registreren. Het wettelijke kader en aanvullende lokale regelgeving bieden handvatten om met alle vormen van logies aan de slag te gaan.

VisitorData, uw kennispartner

VisitorData is uw kennispartner op het gebied van regelgeving, dataverzameling en het creëren van inzichten in overnachtingstoerisme in uw gemeente. Wij onderhouden goede contacten met logiesverstrekkers en de brancheverenigingen KHN en RECRON. Wij verzamelen inmiddels vanuit honderden logiesverstrekkers data binnen de gemeenten die het digitaal nachtregister gebruiken.

Gemeente/regio
Logiesverstrekker

Gemeente/regio

Om vorm te geven aan beleid rond verblijfstoerisme en de planning van het logiesaanbod, city marketing en strategische samenwerking in de regio is er behoefte aan actuele gegevens en inzichten: om hoeveel toeristen gaat het, hoe snel groeien de aantallen, waar verblijven ze, voor hoe lang, betreft het recreatief of zakelijk toerisme en wat zijn de belangrijkste landen en steden van herkomst? De antwoorden hierop bieden tevens handvatten voor aanpalende (regionale) vraagstukken zoals welke infrastructuur is nodig om de aantallen toeristen de gewenste mobiliteit binnen de regio te bieden en meer spreiding mogelijk te maken?

Situatie nu

Om vragen zoals hierboven gesteld te beantwoorden, worden vaak externe onderzoeksbureaus ingehuurd. Veel tijd gaat daarbij zitten in dataverzameling: bedrijfsbezoeken, enquêtes, analyseren van brongegevens, et cetera. Door gebrek aan actuele data is bij dit soort onderzoeken sprake van:

Een momentopname: meestal wordt eens per jaar of per 2 jaar een onderzoeksopdracht uitgevoerd.
Schijnnauwkeurigheid: methodieken verschillen per adviesbureau en zijn meestal gebaseerd op (beperkte) streekproeven en enquêtes. Hierdoor kunnen onderzoeksresultaten bij publicatie al in twijfel worden getrokken.
Een gedateerd beeld: de meeste onderzoeken zijn gebaseerd op cijfers van 1 tot 2 jaar terug. Ontwikkelingen gaan snel, zeker met een aantrekkende economie en groeiende aantallen toeristen.

Bovendien verkrijgt de gemeente die het onderzoek heeft laten uitvoeren, in de regel geen toegang tot de brongegevens, waardoor geen aanvullend eigen onderzoek gedaan kan worden buiten het adviesrapport. Veel gemeenten/regio’s herkennen dat actuele en voldoende gedetailleerde data ontbreekt om beleid, strategie of besluitvorming op te kunnen baseren.

Situatie met digitaal nachtregister

Met het digitaal nachtregister beschikt een gemeente of een regio over actuele gegevens en inzichten:

Dataverzameling verloopt efficiënter en het kost de bedrijfsmatige logiesverstrekkers geen tijd doordat gegevens automatisch worden verwerkt, hetgeen tevens leidt tot een betere kwaliteit van de data.
De gemeente heeft zelf toegang tot de data, welke doorlopend wordt verzameld. De gemeente of regio kan veel gerichter zelf onderzoek doen of onderzoek laten uitvoeren en is niet meer afhankelijk van onderzoeksbureaus voor dataverzameling.
Doorlopende trendanalyse is mogelijk:
- Wat zijn de effecten van nieuw toegevoegde logiesaccommodaties op bezoekersaantallen, verblijfsduur, et cetera?
- Wat gebeurt er met bezoekersaantallen bij evenementen in een gemeente of in de regio?
- Wat zijn effecten van city marketing, het aantrekken van evenementen of andere vormen van promotie van de stad of regio?
- De planvoorraad van hotels kan beter worden gestuurd
De data is objectief en is input voor de dialoog tussen de gemeente/regio, de markt (bedrijfsmatige logiesverstrekkers) en belangenverenigingen zoals KHN en RECRON. Doordat partijen toegang hebben tot dezelfde inzichten is het onderling ‘bestrijden’ van data over bezoekersaantallen verleden tijd.

Hoe te starten?

De aanpak voor het verzamelen van data ten behoeve van het digitaal nachtregister sluit aan bij huidige wet- en regelgeving rond het bijhouden van een nachtregister. Ga naar Wet- en regelgeving voor de relevante bepalingen omtrent het nachtregister.

De anonieme gegevens die voor het digitale nachtregister gevraagd worden, moeten dus al worden geregistreerd en op verzoek worden gedeeld met de gemeente. VisitorData maakt de cirkel rond door de gegevens effectief en geautomatiseerd te verzamelen en om te zetten in waardevolle inzichten voor zowel de gemeente als de (bedrijfsmatige) logiesverstrekkers.

Logiesverstrekker

Verschillende gemeenten en regio’s gebruiken het digitale nachtregister om beter onderbouwd beleid te maken, beleid te kunnen monitoren en zo nodig tijdig bij te kunnen stellen. Hierbij wordt de anonieme data gebruikt die u als logiesverstrekker reeds verplicht bent bij te houden in een nachtregister conform het Wetboek van Strafrecht.

Per check-in gaat het om:

Het aantal gasten
Woonplaats van de hoofdboeker
Woonland van de hoofdboeker
Dag van aankomst
Dag van vertrek
In sommige gemeenten wordt op verzoek van de sector ook hoofdreden van bezoek (business of leisure) gevraagd.

Naast het Wetboek van Strafrecht hebben sommige gemeenten in de Algemene Plaatselijke Verordening vastgelegd welke gegevens geregistreerd moeten worden en op welke wijze. De gemeente kan te allen tijde verzoeken om inzage in het nachtregister en voor de registratie van gegevens dient gebruik te worden gemaakt van een door de gemeente vastgesteld model of (digitaal) registratiemiddel. Zie Wet- en regelgeving.

Zodra het digitaal nachtregister in uw gemeente is ingevoerd en u de data levert aan VisitorData, krijgt u als bedrijfsmatige logiesverstrekker toegang tot de online portal met de inzichten die het digitale nachtregister voor uw gemeente en/of regio oplevert. Dit kunt u voor uw eigen marketing- en managementdoeleinden inzetten.

Aanleveren van data

Uitgangspunt voor het aanleveren van data aan het digitaal nachtregister is om de administratieve lasten te minimaliseren. Logiesverstrekkers delen de niet-privacy gevoelige gegevens met het digitale nachtregister door middel van één van de volgende opties:

Via uw Property Management Systeem (PMS) of soortgelijk systeem. Het digitaal nachtregister kan geautomatiseerd rapporten ontvangen voor de meest gebruikte systemen. Dit is voor u de meest eenvoudige optie: de data wordt aangeleverd zonder dat u daar iets voor hoeft te doen. De koppeling is ‘one-way’ en dus PCI compliant. Reeds enkele honderden logiesverstrekkers leveren op deze manier data aan en samen met een groot aantal leveranciers zijn al koppelingen ontwikkeld en gerealiseerd.
Door het maandelijks aanleveren van een Excel-formulier (format op te vragen bij VisitorData). Dit doet de logiesverstrekker per mail in de eerste werkweek van de nieuwe maand.
Door het invullen van een webformulier op een beveiligde webpagina (aan te vragen bij VisitorData). U bepaalt zelf wanneer u het webformulier invult, maar u dient in ieder geval eens per maand in de eerste week van de nieuwe maand alle data over de vorige maand te hebben aangeleverd.

De gegevens worden opgeslagen in een beveiligde database en op de online portal omgezet tot interactieve tabellen en grafieken voor actuele inzichten. Alle bedrijfsmatige logiesverstrekkers die gegevens aanleveren aan het digitale nachtregister, ontvangen een eigen login waarmee ze toegang krijgen tot de online portal. De online portal is alleen via een beveiligde verbinding toegankelijk en de informatie is niet herleidbaar tot individuele logiesaccommodaties.

Toestemming gebruik data

Op welke manier u ook aanlevert, wij sluiten met u een overeenkomst af die dient om de gemeente te laten zien dat u participeert en waarmee u toestemming geeft om de data te verwerken voor het digitale nachtregister t.b.v. statistiek, analyse en onderzoek. De gegevens die u deelt met het digitale nachtregister, zijn en blijven uw eigendom. VisitorData zal de gegevens op adequate wijze beveiligen tegen datahacking en maatregelen treffen tegen dataverlies. De gegevens worden niet doorverkocht aan commerciële derde partijen. Wel mogen analyses en rapporten gebaseerd op informatie in de online portal openbaar worden gemaakt, zolang het geaggregeerde informatie betreft en kan aan externe onderzoeksbureaus toegang worden verleend ten behoeve van onderzoek en analyse.

Privacy en gegevensbescherming

AVG/GDPR

In het digitale nachtregister worden géén persoonsgegevens verwerkt. Hiermee blijven we volledig buiten de privacy vraagstukken: alleen niet-privacy gevoelige gegevens worden verzameld en verwerkt. Hiermee wordt voldaan aan de privacy wetgeving: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) dat in Europees verband bekend is onder de naam General Data Protection Regulation (GDPR). Zie tevens onze privacyverklaring.

PCI compliant

De logiesverstrekkers leveren de gegevens aan d.m.v. een (automatische) export of het invullen van een webformulier. Op deze manier is geen sprake van toegang tot de systemen van de logiesverstrekker. Het is een zogenaamde ‘oneway’ koppeling, zodat PCI compliancy geborgd is.

Gegevensbescherming

De niet-privacy gevoelige gegevens worden opgeslagen in een beveiligde database waarvan dagelijks een back-up wordt gemaakt. De online portal voor het opvragen van de inzichten is alleen toegankelijk voor een gesloten groep van gebruikers door middel van een vertrouwelijke gebruikersnaam en wachtwoord en alleen via een beveiligde internetverbinding.

Concurrentiegevoeligheid

Bedrijfsmatige logiesverstrekkers die data aanleveren krijgen toegang tot de portal om inzicht te krijgen in het overnachtingsbezoek in de gemeente. Deze inzichten zijn niet herleidbaar tot één accommodatie: elke vorm van inzicht zal altijd de geaggregeerde gegevens van minimaal 5 accommodaties bevatten. De gemeente heeft wel inzicht op het niveau van de individuele accommodatie, omdat bij wet is vastgelegd dat de gemeente deze data per accommodatie mag inzien.

De rol van VisitorData

VisitorData verwerkt en ontsluit de aangeleverde gegevens namens gemeenten, ziet erop toe dat gegevens correct worden aangeleverd en treedt namens de gemeente of regio op als contactpersoon bij het aansluiten op het digitale nachtregister en bij vragen.

Daarnaast verleent VisitorData toegang tot de online portal waar de verzamelde data is verwerkt en omgezet in interactieve tabellen en grafieken. De inzichten die hieruit voortkomen, kunnen door u en de gemeente of regio worden gebruikt voor bijvoorbeeld hotelbeleid, (city) marketing, benchmarking en managementinformatie.

Toeleveranciers

VisitorData heeft voor de meest gebruikte systemen koppelingen ontwikkeld. Een koppeling houdt in dat uw systeem leverancier (meestal op afstand) ervoor zorgt dat vanuit uw systeem (zo mogelijk) dagelijks een rapport wordt aangemaakt en toegestuurd naar het digitale nachtregister. Aan de koppeling met het digitaal nachtregister zijn in de regel geen kosten verbonden voor de logiesverstrekker.

Wilt u weten of koppeling met uw systeem mogelijk is, of vraagt u zich af of er kosten mee gemoeid gaan of heeft u een andere vraag: neem contact op met support@visitordata.nl.

Wet- en regelgeving omtrent het nachtregister

Een wettelijk kader als basis

De gebruikte methodiek en gevraagde data ten behoeve van het digitaal nachtregister sluit aan op de landelijke wetgeving omtrent het registreren van gegevens van toeristen. De bepalingen van artikel 438 van het Wetboek van Strafrecht komen in de praktijk op het volgende neer:

Verschaffers van nachtverblijf zijn verplicht een doorlopend nachtregister bij te houden en daarin specifieke gegevens van de gasten te registreren.
In het nachtregister worden in ieder geval de naam en woonplaats van de gast, de dagen van aankomst en vertrek, en de aard van het reisdocument vastgelegd.
De gemeente ziet toe op de naleving van het bijhouden van het nachtregister.
De gemeente kan te allen tijde verzoeken om inzage in het nachtregister.
Een logiesverstrekker is strafbaar als deze niet in staat is om op verzoek van de gemeente het nachtregister te verstrekken.

Om gemeenten en regio’s actueel inzicht te geven in bezoekersaantallen, inclusief hoe lang en waar ze verblijven, worden voor het digitaal nachtregister de volgende niet-privacy gevoelige gegevens verzameld per check-in:

Aantal gasten
Datum van aankomst en datum van vertrek (= aantal nachten)
Woonplaats en woonland
Eventueel: hoofdreden van bezoek (business of leisure)

Hoofdreden van bezoek is geen wettelijk verplicht gegeven, maar kan worden toegevoegd. In bepaalde gemeenten is dit gedaan op verzoek van Koninklijke Horeca Nederland en de hotels.

Artikel 438, eerste lid Wetboek van Strafrecht

Hij die er zijn beroep van maakt aan personen nachtverblijf te verschaffen wordt gestraft met hechtenis van ten hoogste een maand of geldboete van de tweede categorie indien hij: nalaat zich onverwijld bij aankomst van de persoon die in de door hem gehouden inrichting de nacht zal doorbrengen een geldig reisdocument of een identiteitsbewijs als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht te doen overleggen; geen doorlopend register houdt of nalaat daarin onverwijld bij de aankomst van die persoon zijn naam, woonplaats en dag van aankomst aan te tekenen of te doen aantekenen alsmede zelf daarin aantekening te houden of te doen houden van de aard van het overgelegde document, en, bij het vertrek, de dag van het vertrek; nalaat dat register op aanvraag te vertonen aan de burgemeester dan wel aan de door deze aangewezen ambtenaar.

Lokale regelgeving

Op basis van de wet zijn logiesverstrekkers verplicht een nachtregister bij te houden en op verzoek gegevens daaruit te delen met de gemeente. Aanvullend op de landelijke wetgeving, kan een gemeente in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) of in beleid aanvullende verplichtingen opleggen; bijvoorbeeld welke gegevens van de gast nog meer moeten worden vastgelegd en op basis van welk model of (digitaal) registratiemiddel de gemeente de informatie vanuit het nachtregister wenst te verzamelen. Gemeenten beschikken derhalve over de benodigde kaders om een digitaal nachtregister in te voeren, inclusief het verplicht stellen van het aanleveren van gegevens aan het digitaal nachtregister.

Vraag & antwoord

Welke gegevens dienen in het nachtregister vastgelegd te worden? Het Wetboek van Strafrecht stelt dat iedereen die tegen betaling logies verstrekt de volgende gegevens noteert van de hoofdboeker: naam, woonplaats, dag van aankomst en dag van vertrek, alsmede de aard van het reisdocument. Het bijhouden van woonland is een afgeleide van het feit dat u woonplaats moet registreren. Immers, een woonplaats kan in verschillende landen voorkomen. In aanvulling op het Wetboek kan er een gemeentelijke APV zijn die meer vraagt, bijvoorbeeld: nationaliteit, gehele adres, geboortedatum.
Is een papieren nachtregister verplicht of mag dit ook digitaal? Het is voldoende de gegevens digitaal vast te leggen en te bewaren. Logiesverstrekkers die van oudsher een papieren formulier gebruiken, kunnen dit uiteraard blijven doen maar dat is voor het nachtregister geen verplichting. Wel kan het handig zijn een papieren versie te blijven gebruiken om een gast de gegevens aan te laten vullen (en later door de receptionist in te laten voeren in het systeem) en om een handtekening van de gast te krijgen i.v.m. de huisregels (waaronder rookbeleid) en voor customer loyalty programma's.
Is het verplicht de gevraagde gegevens te registreren en te delen? Ja, op grond van de wet (mogelijk uitgebreid bij APV of gemeentelijk beleid) zijn logiesverstrekkers verplicht een nachtregister bij te houden, daarin specifieke gegevens vast te leggen en deze op verzoek te delen met de gemeente. De gemeente kan te allen tijde verzoeken om inzage in het nachtregister en kan bij APV of in beleid regelen dat voor de registratie en/of aanlevering van gegevens gebruik gemaakt moet worden van een door de gemeente vastgesteld model of (digitaal) registratiemiddel.
Op welke wijze is de privacy geborgd? Alleen niet-privacy gevoelige gegevens worden verzameld en centraal opgeslagen in een beveiligde database. Hiermee is de privacy geborgd en wordt voldaan aan de bepalingen van de Algemene verordening gegevensbescherming. Voor meer informatie ga naar Privacy.
Van wie zijn de gegevens die met de gemeente worden gedeeld? De gegevens zijn van de individuele logiesaccommodaties en mogen alleen t.b.v. statistiek, analyse en onderzoek worden gebruikt. De gegevens worden niet doorverkocht aan commerciële derde partijen. Wel mogen analyses en rapporten gebaseerd op informatie in de online portal openbaar worden gemaakt, zolang het geaggregeerde informatie betreft en kan aan externe onderzoeksbureaus toegang worden verleend ten behoeve van onderzoek en analyse.
Welke partij draagt zorg voor het beheer en onderhoud van het systeem? De gemeente en/of regio hebben de ontwikkeling, het beheer en onderhoud van de online portal, de centrale database en het maken van de interfaces t.b.v. de koppelingen ondergebracht bij VisitorData. VisitorData zal namens de gemeente en/of regio optreden bij het verzamelen, het verwerken en het ontsluiten van de gegevens, erop toezien dat gegevens correct worden aangeleverd en als contactpersoon optreden bij vragen.
Hoe wordt geborgd dat er geen concurrentiegevoelige informatie vrijkomt? Op de online portal wordt bij het selecteren van de filters gecontroleerd dat de getoonde inzichten altijd gebaseerd zijn op minimaal 5 accommodaties (per type) en dus niet herleidbaar zijn tot individuele logiesaccommodaties (tenzij daarvoor toestemming is gegeven door een accommodatie). Daarnaast zal de data die in de centrale database wordt opgeslagen, door middel van passende technische en organisatorische maatregelen worden beveiligd tegen datahacking.
Welke inzichten kunnen op basis van de gegevens worden verkregen? De online portal biedt actuele en gedetailleerde inzichten, waarbij verschillende invalshoeken, tijdvakken en filters kunnen worden geselecteerd. Deze inzichten kunnen als basis dienen voor gerichte marketing maar kunnen ook worden gebruikt als basis voor management informatie of benchmarking.

CBS-cijfers hotels

Gegevens aanleveren in tijden van corona

Het aanleveren van gegevens aan het CBS heeft in deze moeilijke tijden mogelijk niet uw prioriteit. Toch zijn betrouwbare cijfers over hoe we er als Nederland voor staan erg belangrijk. Juist nu hebben overheden, brancheverenigingen, bedrijven en burgers er behoefte aan om te weten hoe het gaat met Nederland. Denk alleen al aan cijfers over gezondheid, zorg en de economie. Het CBS gaat daarom door met gegevens verzamelen.

Heeft u een brief ontvangen waarin staat dat u weer uw overnachtingscijfers moet insturen aan het CBS, dan kan VisitorData u helpen om dit automatisch te laten verlopen.

Aanleveren van gegevens

Voor hotels die zijn aangesloten op het Digitale Nachtregister van VisitorData is het met ingang van 2021 mogelijk de aanlevering van de verplichte maandelijkse statistieken aan het CBS te automatiseren. U hoeft de cijfers dan niet meer zelf samen te stellen vanuit uw PMS. VisitorData kan deze administratieve last van u overnemen door de overnachtingsgegevens t.b.v. onderzoek en statistiek namens uw hotel aan te leveren aan het CBS.

Automatische koppeling

Aansluiting op het Digitale Nachtregister van VisitorData houdt in dat er dagelijks vanuit uw PMS enkele niet-privacy gevoelige gegevens worden verwerkt in het Digitale Nachtregister waartoe u toegang krijgt. VisitorData stemt het inregelen van de connectie met uw PMS leverancier af. Vervolgens controleert VisitorData of de verwerkte gegevens volledig zijn en voldoen aan de kwaliteitseisen van het CBS en stuurt VisitorData elke maand de CBS-cijfers in. U heeft er verder geen omkijken meer naar.

Voordelen

VisitorData hoopt u van dienst te kunnen zijn door deze administratieve last van u over te nemen. U bespaart daarmee tijd en kosten in de wetenschap dat de cijfers voor uw hotel tijdig worden ingestuurd. Bovendien verzekert u het CBS ervan dat de cijfers correct zijn. Oftewel het mes snijdt aan twee kanten.